| Business Letter Tips for BANK Written Exam ||
| Business Letter Tips for BANK Written Exam ||
সাম্প্রতিক Written Exam গুলাতে Business Letter লিখতে বলা খুব Common একটা ব্যাপার। Job Life এ Business Letter/ব্যবসায়িক পত্র লিখনে বিশেষ পারদর্শিতার গুরুত্ব অনেক। সেই হিসাব বিবেচনা করলে আগত পরীক্ষা গুলাতেও Business Letter না আসার সম্ভাবনা খুব কম। এতে ২০ বা ১৫ মার্ক থাকে। সুতরাং Business Letter লেখার ব্যাপারে প্রয়োজনীয় জ্ঞান থাকা খুবই দরকার। ব্যাংক অফিসারের কাছ থেকে আসুন জেনে নিই বিস্তারিত।
এক্ষেত্রে সবার আগে আমরা জেনে নিবো Business Letter/ব্যবসায়িক পত্র মূলত কত ধরনের হতে পারে:
১. Order Letter - ক্রয় আদেশ পত্র
[এই পত্রের মাধ্যমে Seller বা Exporter কে কি কি ধরনের পন্য/সেবা ক্রয়ে আগ্রহী তা জানানো হয়। এক্ষেত্রে Product Description, Quantity, Expected Delivery Date, Delivery Place উল্লেখ করতে হয়। আবার অনেক সময় ক্রয়ের ইচ্ছা প্রকাশ করে Price Quotation বা Offer Letter চাওয়া হয়]
[এই পত্রের মাধ্যমে Seller বা Exporter কে কি কি ধরনের পন্য/সেবা ক্রয়ে আগ্রহী তা জানানো হয়। এক্ষেত্রে Product Description, Quantity, Expected Delivery Date, Delivery Place উল্লেখ করতে হয়। আবার অনেক সময় ক্রয়ের ইচ্ছা প্রকাশ করে Price Quotation বা Offer Letter চাওয়া হয়]
২. Sales Letter/Offer Letter - বিক্রয় প্রস্তাব পত্র
[এই পত্রের মাধ্যমে ক্রেতা বিভিন্ন পন্য/সেবার বিশেষদিক উল্লেখ করে বিক্রয় প্রস্তাব দেওয়া হয়। এই চিঠির ভাষা এমন হওয়া উচিৎ যেন ক্রেতা পন্য ক্রয়ে ইতিবাচক মনোভাব প্রকাশ করে।]
[এই পত্রের মাধ্যমে ক্রেতা বিভিন্ন পন্য/সেবার বিশেষদিক উল্লেখ করে বিক্রয় প্রস্তাব দেওয়া হয়। এই চিঠির ভাষা এমন হওয়া উচিৎ যেন ক্রেতা পন্য ক্রয়ে ইতিবাচক মনোভাব প্রকাশ করে।]
৩. Inquiry Letter - অনুসন্ধান পত্র
[কোন বিষয়ে অনুসন্ধান করে, বিশ্লেষণ করে তুলনামূলক চিত্র তুলে ধরা হয়। এর সাথে Data Collection Method, Findings, Recommendations ইত্যাদি উল্লেখ করতে হয়।]
[কোন বিষয়ে অনুসন্ধান করে, বিশ্লেষণ করে তুলনামূলক চিত্র তুলে ধরা হয়। এর সাথে Data Collection Method, Findings, Recommendations ইত্যাদি উল্লেখ করতে হয়।]
৪. Compliant Letter - অভিযোগ পত্র
[এই পত্রের মাধ্যমে অভিযোগ জানানো হয়। এক্ষেত্রে Specific Product/Service/Event উল্লেখ করতে হবে। এবং সরাসরি কোন Person যদি ওর জন্য দায়ী হয় সেটাও উল্লেখ করতে হবে। এবং একি সাথে এটাও অবগত করতে হবে এ বিষয়ে প্রয়োজনীয় ব্যবস্থা গ্রহণ না করলে কি ধরনের নেতিবাচক প্রভাব পড়তে পারে।]
[এই পত্রের মাধ্যমে অভিযোগ জানানো হয়। এক্ষেত্রে Specific Product/Service/Event উল্লেখ করতে হবে। এবং সরাসরি কোন Person যদি ওর জন্য দায়ী হয় সেটাও উল্লেখ করতে হবে। এবং একি সাথে এটাও অবগত করতে হবে এ বিষয়ে প্রয়োজনীয় ব্যবস্থা গ্রহণ না করলে কি ধরনের নেতিবাচক প্রভাব পড়তে পারে।]
৫. Resignation Letter - পদত্যাগ পত্র
[চাকরি থেকে ইস্তফা দেবার ক্ষেত্রে এ ধরনের পথ লিখতে হয়। এখানে পদত্যাগের স্পষ্ট কারণ উল্লেখ করতে হয় এবং একি সাথে কবে থেকে সেটা কার্যকর হবে সেটাও উল্লেখ করতে হয়।]
[চাকরি থেকে ইস্তফা দেবার ক্ষেত্রে এ ধরনের পথ লিখতে হয়। এখানে পদত্যাগের স্পষ্ট কারণ উল্লেখ করতে হয় এবং একি সাথে কবে থেকে সেটা কার্যকর হবে সেটাও উল্লেখ করতে হয়।]
৬. Appointment Letter - নিয়োগপত্র
[এধরনের পত্রে নিয়োগ দেবার লক্ষ্যে পদ, চাকরিস্থান, বেতন ভাতাদি, প্রয়োজনীয় কাগজপত্রাদি, এবং অন্যান্য শর্তাবলি উল্লেখ করে আবেদনপ্রার্থী বরাবর পাঠানো হয়।]
[এধরনের পত্রে নিয়োগ দেবার লক্ষ্যে পদ, চাকরিস্থান, বেতন ভাতাদি, প্রয়োজনীয় কাগজপত্রাদি, এবং অন্যান্য শর্তাবলি উল্লেখ করে আবেদনপ্রার্থী বরাবর পাঠানো হয়।]
৭. Proposal Letter - প্রস্তাবনা পত্র
[এই পত্রের মাধ্যমে বিভিন্ন প্রয়োজনীয় বিষয় তুলে ধরে Concerned Authority র কাছে অনুমোদনের জন্য পাঠানো হয়। এক্ষেত্রে বিভিন্ন প্রতিষ্ঠান তাদের নিজস্ব Prescribed Format ব্যবহার করে থাকে।]
[এই পত্রের মাধ্যমে বিভিন্ন প্রয়োজনীয় বিষয় তুলে ধরে Concerned Authority র কাছে অনুমোদনের জন্য পাঠানো হয়। এক্ষেত্রে বিভিন্ন প্রতিষ্ঠান তাদের নিজস্ব Prescribed Format ব্যবহার করে থাকে।]
৮. Sanction Letter - অনুমোদন পত্র
[এখানে আগের প্রেরিত প্রস্তাবনার বিপক্ষে অনুমোদন দেওয়া হয়। এই ধরনের পত্রে স্পষ্টকরে উল্লেখ থাকে কোন কোন নির্দিষ্ট শর্তাবলী পরিপালনের নিমিত্তে এটি কার্যকর হবে]
[এখানে আগের প্রেরিত প্রস্তাবনার বিপক্ষে অনুমোদন দেওয়া হয়। এই ধরনের পত্রে স্পষ্টকরে উল্লেখ থাকে কোন কোন নির্দিষ্ট শর্তাবলী পরিপালনের নিমিত্তে এটি কার্যকর হবে]
৯. Adjustment Letter - সমন্বয় পত্র
[বিভিন্ন অভিযোগের ভিত্তিতে কি ধরনের ব্যবস্থা গ্রহণ করা হয়েছে তা এধরনের চিঠির মাধ্যমে জানানো হয়।]
[বিভিন্ন অভিযোগের ভিত্তিতে কি ধরনের ব্যবস্থা গ্রহণ করা হয়েছে তা এধরনের চিঠির মাধ্যমে জানানো হয়।]
১০. Cover Letter - কাভার লেটার
[কাভার লেটার মূলত ব্যবহার করা হয় কোন সংযুক্তি পাঠানোর Forward Letter হিসাবে। চাকরির আবেদনের জন্য এটা ব্যাপকভাবে ব্যবহৃত হয়।]
[কাভার লেটার মূলত ব্যবহার করা হয় কোন সংযুক্তি পাঠানোর Forward Letter হিসাবে। চাকরির আবেদনের জন্য এটা ব্যাপকভাবে ব্যবহৃত হয়।]
১১. Recommendations Letter - সুপারিশ পত্র
[কোন ব্যক্তি/কর্মীর Overall Performance Summary এবং Other Qualifications উল্লেখ করে Higher Grade এর জন্য Recommend করা হয়।]
[কোন ব্যক্তি/কর্মীর Overall Performance Summary এবং Other Qualifications উল্লেখ করে Higher Grade এর জন্য Recommend করা হয়।]
১২. Acknowledgemnent Letter - প্রাপ্তিস্বীকার পত্র
[কোন কিছু পাওয়ার পর প্রাপ্তিস্বীকার করে এধরনের চিঠি ইস্যু করা হয়।]
[কোন কিছু পাওয়ার পর প্রাপ্তিস্বীকার করে এধরনের চিঠি ইস্যু করা হয়।]
১৩. Follow Up Letter - অগ্রগতি পত্র
[এ ধরনের চিঠি Periodically বা বিশেষ প্রয়োজনে লেখা হয়। বিগত সময় থেকে বর্তমান সময়ে কতটা অগ্রগতি হয়েছে তা জানানো হয়। এবং কি ধরনের ব্যবস্থা গ্রহন করা হয়েছে পরবর্তী অগ্রগতির জন্য, Future Plan Of Action ইত্যাদি জানানো হয়।
[এ ধরনের চিঠি Periodically বা বিশেষ প্রয়োজনে লেখা হয়। বিগত সময় থেকে বর্তমান সময়ে কতটা অগ্রগতি হয়েছে তা জানানো হয়। এবং কি ধরনের ব্যবস্থা গ্রহন করা হয়েছে পরবর্তী অগ্রগতির জন্য, Future Plan Of Action ইত্যাদি জানানো হয়।
তাহলে বোঝা গেল এক এক ধরনের চিঠি ভিন্ন ভিন্ন উদ্দেশ্য নিয়ে লেখা হয়। এখন এই লেখার উদ্দেশ্যর উপর নির্ভর করে চিঠির ভাষাগত পরিবর্তন ঘটে। তবে একটা গুরুত্বপূর্ণ কথা হলো যে ধরনেরি পত্র হোক না কেন তাদের Format এর মধ্যে তেমন পার্থক্য নেই। এই Format টা যদি ভালভাবে বুঝতে পারেন তাহলে ৫০% কাজ হয়ে যাবে আর ৫০% নির্ভর করতে আপনার ভাষাগত দক্ষতার উপর। Business Letter Format কেমন হবে সেটা নিয়ে একটু পরে আলোচনা করবো। তার আগে আরো কিছু গুরুত্বপূর্ণ কথা বলে নিচ্ছিঃ
- সবসময় চেষ্টা করতে হবে Active Voice এ লেখার।
- এক Page এর মধ্যে লিখতে পারলে ভালো। যদি সেটা কোনভাবে Possible না হয় তাহলে পাশাপাশি দুই Page এ লেখা যেতে পারে। যেন একনজরে পুরাটা দেখা যায়।
- আবেগ, অনুমান পরিহার করে বাস্তবিক তথ্য অনুসারে লিখতে হবে। আমরা মনে করি, অনুভব করি এধরনের শব্দগুচ্ছ না লেখায় ভাল।
- কোন প্রতিষ্ঠানের প্রতিনিধি হিসাবে চিঠি লিখলে 'আমি' ব্যবহার না করে 'আমরা' ব্যবহার করতে হবে।
এবার আসুন দেখে নেই Business Letter এর Part গুলা কি কি! নিচের অংশটুকু শেষ হলে নিজে নিজে একটা Letter লিখবেন। তাতে পুরা বিষয়টা মাথায় ঢুকে যাবে। আগেই বলেছি Format ঠিকমত বুঝতে পারাটাই হলো অর্ধেক কাজ আর বাকি অর্ধেক ভাষা দক্ষতার ব্যাপার।
1. Header/প্রেয়কের ঠিকানা
[এখানে মূলত আপনার Address দিতে হবে যে Mailing Address এ Return Letter আসবে। নাম লেখার দরকার নেই। আপনার প্রতিষ্ঠানের Printed Letterhead থাকলে সেখানেই Address উল্লেখ থাকে। সেক্ষেত্রে নতুন করে আবার লেখার দরকার নেই। অধিকাংশ পরীক্ষার্থী এই অংশটির কথা একদম ভুলে যায়।]
[এখানে মূলত আপনার Address দিতে হবে যে Mailing Address এ Return Letter আসবে। নাম লেখার দরকার নেই। আপনার প্রতিষ্ঠানের Printed Letterhead থাকলে সেখানেই Address উল্লেখ থাকে। সেক্ষেত্রে নতুন করে আবার লেখার দরকার নেই। অধিকাংশ পরীক্ষার্থী এই অংশটির কথা একদম ভুলে যায়।]
2. Reference No./স্মারক নং
[Return Address লেখা শেষ হলে একটা Line Space দিয়ে Reference লিখতে হবে। Reference No. মূলত Dispatch No.। ভবিষ্যৎ অনুসন্ধানের জন্য এটি ব্যবহার করা হয়। শুধুমাত্র Reference দেখেই বোঝা যায় Letter এর Source কি। ধরেন আপনি XYZ Company র Sales Department এর Head। এখন আপনি অন্য একটা Company তে বিভিন্ন Size এর TV Prize উল্লেখ করে একটা Quotation/Offer Letter পাঠাবেন। সেক্ষেত্রে আপনি Reference No. এভাবে লিখতে পারেন Company Name/Department Name/Product Name/Serial No./Year অর্থাৎ XYX/Sales/TV/123/2018। Reference No. যেন খুব বেশি বড় না হয়ে যায় তার জন্য Company Name, Department Name, Product Name সংক্ষেপে লিখতে হবে।]
[Return Address লেখা শেষ হলে একটা Line Space দিয়ে Reference লিখতে হবে। Reference No. মূলত Dispatch No.। ভবিষ্যৎ অনুসন্ধানের জন্য এটি ব্যবহার করা হয়। শুধুমাত্র Reference দেখেই বোঝা যায় Letter এর Source কি। ধরেন আপনি XYZ Company র Sales Department এর Head। এখন আপনি অন্য একটা Company তে বিভিন্ন Size এর TV Prize উল্লেখ করে একটা Quotation/Offer Letter পাঠাবেন। সেক্ষেত্রে আপনি Reference No. এভাবে লিখতে পারেন Company Name/Department Name/Product Name/Serial No./Year অর্থাৎ XYX/Sales/TV/123/2018। Reference No. যেন খুব বেশি বড় না হয়ে যায় তার জন্য Company Name, Department Name, Product Name সংক্ষেপে লিখতে হবে।]
3. Date/তারিখ
[Reference এর ঠিক পরের Line এই Date লিখতে হবে। কোন রকম Line Space রাখার দরকার নেই। Date অনেকভাবে লেখা যায়। Example: 01-01-2018, 01-Jan-18, January 1, 2018! তবে আমি শেষের Format 'January 1, 2018'/'জানুআরি ১, ২০১৮ কেই Prefer করবো]
[Reference এর ঠিক পরের Line এই Date লিখতে হবে। কোন রকম Line Space রাখার দরকার নেই। Date অনেকভাবে লেখা যায়। Example: 01-01-2018, 01-Jan-18, January 1, 2018! তবে আমি শেষের Format 'January 1, 2018'/'জানুআরি ১, ২০১৮ কেই Prefer করবো]
4. Recipient Address/প্রাপকের ঠিকানা
[যাকে উদ্দেশ্য করে লিখছেন তার বিষয়ে এখানে লিখতে হবে। যদি তার নাম জানেন সেক্ষেত্রে Proper Salutation ব্যবহার করতে হবে। এক্ষেত্রে এই বিষয়গুলা ধারাবাহিকভাবে লিখতে হবে। Salutation + Name, Designation, Job Portfolio, Company Name, Department/Division/Branch Name, Address। এখন অনেকেই Designation এবং Job Portfolio এর মধ্যে পার্থক্য করতে পারে না। ধরেন Mr. Karim এখন XYZ ব্যাংকের Senior Principal Officer একটি Branch এ Credit Incharge হিসাবে কর্মরত আছেন। উনাকে অন্য একটি Branch এ Manager হিসাবে Transfer করা হলো। সেক্ষেত্রে Designation - Senior Principal Officer একি থাকবে শুধু Job Portfolio Credit Incharge থেকে Change হয়ে Head of Branch বা Branch Manager হবে। Designation মূলত প্রতিষ্ঠানের Grade/Scale/Rank এর সাথে সম্পর্কিত এবং Job Portfolio/Title/Position Job Description বা Department এর সাথে সম্পর্কিত। যখন আপনি যাকে উদ্দেশ্য করে চিঠি লিখবেন তার নাম না জানবেন তখন Designation বা Job Title দিয়ে শুরু করতে পারেন। Example: The Manager, The Head Of Branch, The Senior Vice President ইত্যাদি। বাংলাতে লিখতে গেলে নামের আগে জনাব ব্যবহার করা যেতে পারে তারেপরে পদবী, কাজের শিরোনাম, ঠিকানা লিখতে পারেন]
[যাকে উদ্দেশ্য করে লিখছেন তার বিষয়ে এখানে লিখতে হবে। যদি তার নাম জানেন সেক্ষেত্রে Proper Salutation ব্যবহার করতে হবে। এক্ষেত্রে এই বিষয়গুলা ধারাবাহিকভাবে লিখতে হবে। Salutation + Name, Designation, Job Portfolio, Company Name, Department/Division/Branch Name, Address। এখন অনেকেই Designation এবং Job Portfolio এর মধ্যে পার্থক্য করতে পারে না। ধরেন Mr. Karim এখন XYZ ব্যাংকের Senior Principal Officer একটি Branch এ Credit Incharge হিসাবে কর্মরত আছেন। উনাকে অন্য একটি Branch এ Manager হিসাবে Transfer করা হলো। সেক্ষেত্রে Designation - Senior Principal Officer একি থাকবে শুধু Job Portfolio Credit Incharge থেকে Change হয়ে Head of Branch বা Branch Manager হবে। Designation মূলত প্রতিষ্ঠানের Grade/Scale/Rank এর সাথে সম্পর্কিত এবং Job Portfolio/Title/Position Job Description বা Department এর সাথে সম্পর্কিত। যখন আপনি যাকে উদ্দেশ্য করে চিঠি লিখবেন তার নাম না জানবেন তখন Designation বা Job Title দিয়ে শুরু করতে পারেন। Example: The Manager, The Head Of Branch, The Senior Vice President ইত্যাদি। বাংলাতে লিখতে গেলে নামের আগে জনাব ব্যবহার করা যেতে পারে তারেপরে পদবী, কাজের শিরোনাম, ঠিকানা লিখতে পারেন]
5. Attention/দৃষ্টি আকর্ষণ
[এটা কোন Mandatory Field না। বিশেষ প্রয়োজনে আমরা Attention Line ব্যবহার করি। ধরেন আপনি কোন প্রতিষ্ঠানের Sales Department Head বরাবর একটি চিঠি লিখছেন। কিন্তু আপনি এর আগে Sales Order, Product Description নিয়ে Mr. Karim এর সাথে কয়েকবার টেলিফোনে আলোচনা করেছেন। তিনি Sales Department এর একজন Sales Executive। উনার মত আরো ১০ জন Sales Executive ঐ Department এ কাজ করেন। এখন চিঠিটা পাবার পর Department Head যেকোন একজন Sales Executive কে কাজের দায়িত্বটা দিতে পারে। কিন্তু আপনি চাচ্ছেন এই দায়িত্বটা যেন Mr. Karim কে দেওয়া হয় বা অন্যকে দেবার আগে অন্তত Mr. Karim এর সাথে একবার আলোচনা করে নেন। এক্ষেত্রে আপনি 'Attention: Mr. Karim, Sales Executive' লিখে দিতে পারেন তাতে Department Head খুব সহজেই বুঝে যাবে আপনার Order সম্পর্কে Mr. Karim সবথেকে ভাল জানে।]
[এটা কোন Mandatory Field না। বিশেষ প্রয়োজনে আমরা Attention Line ব্যবহার করি। ধরেন আপনি কোন প্রতিষ্ঠানের Sales Department Head বরাবর একটি চিঠি লিখছেন। কিন্তু আপনি এর আগে Sales Order, Product Description নিয়ে Mr. Karim এর সাথে কয়েকবার টেলিফোনে আলোচনা করেছেন। তিনি Sales Department এর একজন Sales Executive। উনার মত আরো ১০ জন Sales Executive ঐ Department এ কাজ করেন। এখন চিঠিটা পাবার পর Department Head যেকোন একজন Sales Executive কে কাজের দায়িত্বটা দিতে পারে। কিন্তু আপনি চাচ্ছেন এই দায়িত্বটা যেন Mr. Karim কে দেওয়া হয় বা অন্যকে দেবার আগে অন্তত Mr. Karim এর সাথে একবার আলোচনা করে নেন। এক্ষেত্রে আপনি 'Attention: Mr. Karim, Sales Executive' লিখে দিতে পারেন তাতে Department Head খুব সহজেই বুঝে যাবে আপনার Order সম্পর্কে Mr. Karim সবথেকে ভাল জানে।]
6. Subject/বিষয়
[সাধারণত সবার প্রথমে Subject পড়া হয়। চিঠিটা মূলত কি বিষয়ে সেটা এখানে উল্লেখ থাকে। Subject ক্ষেত্রবিশেষে ছোট বড় হতে পারে। যেমন- 'Appointment Letter', Appointment Letter For The Post Of Sales Executive', 'Appointment Letter For The Post Of Sales Executive In Dhaka Region' ইত্যাদি থেকে আপনি ভিন্নভিন্ন তথ্য পাবেন। Subject যত সংক্ষেপ হবে তত চিঠির মূল অংশ পড়া দরকারি হয়ে উঠবে। এখন অনেক ক্ষেত্রে আপনি যাকে উদ্দেশ্য করে চিঠি লিখছেন তিনি এতটাই Busy থাকেন যে পুরা চিঠিটা নাও পড়তে পারেন সেক্ষেত্রে Subject এ Proper Informatiom দেওয়া উচিৎ। আর একটা Example দেখেন, 'Approval For Legal Expense', 'Approval For Legal Expense Against CR Case No. 1234/2016', 'Approval For Legal Expense Of Tk.15,000.00 Against CR Case No. 1234/2016', 'Approval For Legal Expense Of Tk.15,000.00 Against CR Case No. 1234/2016, A/C: XYZ Trading Corporation' এখানে একি বিষয়ে ৪ ধরনের Subject দেওয়া হয়েছে।
[সাধারণত সবার প্রথমে Subject পড়া হয়। চিঠিটা মূলত কি বিষয়ে সেটা এখানে উল্লেখ থাকে। Subject ক্ষেত্রবিশেষে ছোট বড় হতে পারে। যেমন- 'Appointment Letter', Appointment Letter For The Post Of Sales Executive', 'Appointment Letter For The Post Of Sales Executive In Dhaka Region' ইত্যাদি থেকে আপনি ভিন্নভিন্ন তথ্য পাবেন। Subject যত সংক্ষেপ হবে তত চিঠির মূল অংশ পড়া দরকারি হয়ে উঠবে। এখন অনেক ক্ষেত্রে আপনি যাকে উদ্দেশ্য করে চিঠি লিখছেন তিনি এতটাই Busy থাকেন যে পুরা চিঠিটা নাও পড়তে পারেন সেক্ষেত্রে Subject এ Proper Informatiom দেওয়া উচিৎ। আর একটা Example দেখেন, 'Approval For Legal Expense', 'Approval For Legal Expense Against CR Case No. 1234/2016', 'Approval For Legal Expense Of Tk.15,000.00 Against CR Case No. 1234/2016', 'Approval For Legal Expense Of Tk.15,000.00 Against CR Case No. 1234/2016, A/C: XYZ Trading Corporation' এখানে একি বিষয়ে ৪ ধরনের Subject দেওয়া হয়েছে।
এখন Approval Authority অবশ্যই শেষের Subject টি পছন্দ করবে কারণ Subject থেকেই তারা প্রয়োজনীয় সব তথ্য পেয়ে যাচ্ছে। আবার Subject কতটা Details হবে তা নির্ভর করে Letter Flow এর উপর। Upward Flow হলে Details লিখতে হবে আর Downward হলে সংক্ষেপ হলেই হবে। আবার অনেকক্ষেত্রে Previous Reference কেও Subject হিসাবে ব্যবহার করা যায়। যেমনঃ 'Sales Order No. 1423/2018' বা 'Ref No. XYZ/Sales/TV/123/2018 Dated 01.01.1918'। বাংলাতে কিভাবে বিষয় লিখবেন তার নমুনা - 'কর্পোরেট সামাজিক দায়িত্বের কার্যপরিধি বর্ধিতকরণ প্রসঙ্গে', ' সি আর কেস নং ১২৩৪/২০১৬ এর বিপরীতে ১৫ হাজার টাকা অনুমোদনের জন্য আবেদনপত্র', 'বিভিন্ন বিভাগের জন্য ক্রয়যোগ্য আসবাবপত্রের তালিকা'। খুব বেশি বড় করার দরকার নেই।]
7. Salutation/সম্বোধন
[ আমরা বিভিন্ন ভাবে Salutation লিখতে পারি। এটা মূলত নির্ভর করে যাকে উদ্দেশ্য করে চিঠি লেখা হচ্ছে তার Particular এর উপর। Salutation এ 'Dear Sir', 'Dear Madam', 'Respected Sir', 'Dear Mr. Jamiul', 'Mr. Jamiul Hasan', 'Hello Mrs. Brown', 'Good Morning Dear Sir', 'Good Afternoon Mr. Rasel' ইত্যাদি ব্যবহার করা যায়। খুব ভাল পরিচয় থাকলে Hello, Hi, Dear এর পরে সরাসরি নাম ব্যবহার করা যেতে পারে। আবার যাকে উদ্দেশ্য করে লিখছেন তার সম্পর্কে যদি Specific ভাবে যদি কিছু না জানেন তাহলে লিখতে পারেন 'To Whom It May Concern (যাহার জন্য প্রযোজ্য)'। বাংলাতে, জনাব, সুধী, মাননীয়, প্রিয়, শ্রদ্ধেয়, শুভ সকাল ইত্যাদি ব্যবহার করা যেতে পারে।]
[ আমরা বিভিন্ন ভাবে Salutation লিখতে পারি। এটা মূলত নির্ভর করে যাকে উদ্দেশ্য করে চিঠি লেখা হচ্ছে তার Particular এর উপর। Salutation এ 'Dear Sir', 'Dear Madam', 'Respected Sir', 'Dear Mr. Jamiul', 'Mr. Jamiul Hasan', 'Hello Mrs. Brown', 'Good Morning Dear Sir', 'Good Afternoon Mr. Rasel' ইত্যাদি ব্যবহার করা যায়। খুব ভাল পরিচয় থাকলে Hello, Hi, Dear এর পরে সরাসরি নাম ব্যবহার করা যেতে পারে। আবার যাকে উদ্দেশ্য করে লিখছেন তার সম্পর্কে যদি Specific ভাবে যদি কিছু না জানেন তাহলে লিখতে পারেন 'To Whom It May Concern (যাহার জন্য প্রযোজ্য)'। বাংলাতে, জনাব, সুধী, মাননীয়, প্রিয়, শ্রদ্ধেয়, শুভ সকাল ইত্যাদি ব্যবহার করা যেতে পারে।]
8. Body/মূল অংশ
[এটা হলো চিঠির মূল অংশ। চিঠির ভাষা অবশ্যই Formal হবে। Body কে মূলত তিনভাগে ভাগ করা যায়- Introduction, Elaboration, Step Of Action। Introduction এ লিখতে হবে কেন চিঠি লিখছেন তা উল্লেখ করতে পারেন। এটা যদি অন্য কোন চিঠির প্রতিউত্তর হয় তাহলে আগের চিঠির Reference বা স্মারক নং উল্লেখ করতে হবে। যেমন - 'With Reference To XYZ/Sales/TV/123/2018 Dated 01.01.2018, I would like to inform you that... বা 'উপরে উল্লেখিত বিষয় এবং স্বারক নং কখগ/বিক্রয়/টিভি/১২৩/২০১৮ তারিখ ০১.০১.১৮ প্রেক্ষিতে আপনার অবগতের জন্য জানানো যাচ্ছে যে........' বা 'পূর্ববর্তী পত্র নং... তারিখ... অনুসারে জনাবের সদয় অবগতির জন্য জানানো যাচ্ছে যে.....'
[এটা হলো চিঠির মূল অংশ। চিঠির ভাষা অবশ্যই Formal হবে। Body কে মূলত তিনভাগে ভাগ করা যায়- Introduction, Elaboration, Step Of Action। Introduction এ লিখতে হবে কেন চিঠি লিখছেন তা উল্লেখ করতে পারেন। এটা যদি অন্য কোন চিঠির প্রতিউত্তর হয় তাহলে আগের চিঠির Reference বা স্মারক নং উল্লেখ করতে হবে। যেমন - 'With Reference To XYZ/Sales/TV/123/2018 Dated 01.01.2018, I would like to inform you that... বা 'উপরে উল্লেখিত বিষয় এবং স্বারক নং কখগ/বিক্রয়/টিভি/১২৩/২০১৮ তারিখ ০১.০১.১৮ প্রেক্ষিতে আপনার অবগতের জন্য জানানো যাচ্ছে যে........' বা 'পূর্ববর্তী পত্র নং... তারিখ... অনুসারে জনাবের সদয় অবগতির জন্য জানানো যাচ্ছে যে.....'
Elaboration এ এসে আপনাকে প্রয়োজনীয় সব Information Share করতে হবে। তথ্য টেবিল আকারেও দেওয়া যেতে পারে। এক্ষেত্রে অপ্রয়োজনীয় শব্দ পরিহার করতে হবে। To The Point এ তথ্য দিতে হবে।
Step Of Action এ এসে আপনি প্রয়োজনীয় ব্যবস্থা গ্রহনের জন্য অনুরোধ/আদেশ/উপদেশ দিতে পারেন বা আপনার এখন কি করনীয় তা জানার জন্য আবেদন করতে পারেন।
9. Complimentary Closing/বিনয়সূচক বিদায়
[এই অংশে বিনয়সূচক শব্দ ব্যবহার করা হয়। যেমন - 'Kind Regards', 'Yours sincerely/faithfully', 'বিনীত/বিনীতা', 'নিবেদক/নিবেদিতা', 'প্রীতিমুগ্ধ', 'শুভানুধ্যায়ী' ইত্যাদি]
[এই অংশে বিনয়সূচক শব্দ ব্যবহার করা হয়। যেমন - 'Kind Regards', 'Yours sincerely/faithfully', 'বিনীত/বিনীতা', 'নিবেদক/নিবেদিতা', 'প্রীতিমুগ্ধ', 'শুভানুধ্যায়ী' ইত্যাদি]
10. Signature Line/স্বাক্ষর রেখা
[ এখানে যিনি চিঠি লিখবেন তার পূর্ণ নাম এবং তার নিচে Designation এবং/বা Job Title লিখতে হবে। নাম এর উপরে যথেষ্ট Line Space রাখতে হবে Signature করার জন্য।]
[ এখানে যিনি চিঠি লিখবেন তার পূর্ণ নাম এবং তার নিচে Designation এবং/বা Job Title লিখতে হবে। নাম এর উপরে যথেষ্ট Line Space রাখতে হবে Signature করার জন্য।]
11. Enclosure/সংযুক্তি
[আপনি আপনার মূল পত্রের সাথে যদি অন্য কোন প্রয়োজনীয় কাগজপত্র প্রেয়ণ করেন তাহলে সেগুলার সংযুক্তি তালিকা এখানে দিতে হবে]
[আপনি আপনার মূল পত্রের সাথে যদি অন্য কোন প্রয়োজনীয় কাগজপত্র প্রেয়ণ করেন তাহলে সেগুলার সংযুক্তি তালিকা এখানে দিতে হবে]
12. Carbon Copy (CC)/অনুলিপি
[চিঠির অনুলিপি যে যে ব্যক্তির কাছে পাঠাতে হবে তাদের নাম, পদবী, প্রতিষ্ঠানের নাম, ঠিকানাসহ এখানে লিখতে হবে]
[চিঠির অনুলিপি যে যে ব্যক্তির কাছে পাঠাতে হবে তাদের নাম, পদবী, প্রতিষ্ঠানের নাম, ঠিকানাসহ এখানে লিখতে হবে]
লিখেছেনঃ হিমেল জামিউল হাসান
অফিসার, এবি ব্যাংক
█
🔰███████████████🔰█
Bangladesh Career Club
ক্যারিয়ারের সার্চ ইঞ্জিন
( দক্ষ জনশক্তি বিনির্মাণে অঙ্গিকারাবদ্ধ)
অফিসার, এবি ব্যাংক
█
🔰███████████████🔰█Bangladesh Career Club
ক্যারিয়ারের সার্চ ইঞ্জিন
( দক্ষ জনশক্তি বিনির্মাণে অঙ্গিকারাবদ্ধ)
No comments